Депозитарный учет
Ø заключает договоры с клиентами на открытие и обслуживание клиентских счетов;
Ø принимает поручения клиентов;
Ø проверяет правильность заполнения поручений и других документов;
Ø выдает клиентам отчеты депозитария;
Ø ведет картотеку клиентов. Депозитарий утверждает стандарты документов, используемых во внутреннем документообороте. К ним относятся:
Ø документы, регулирующие отношения между депозитарием и депонентами: счета депо, регламент депозитария, формы поручений и запросов;
Ø документы, регламентирующие внутренний порядок обработки, хранения, использования учетной информации.
Регламент депозитария обеспечивает обслуживание клиентов в соответствии с принятыми внутренними стандартами. Он включает: перечень, порядок и срок исполнения операций; применяемые способы хранения ценных бумаг; порядок приема первичных документов и требования к их оформлению; перечень причин отказа от приема документов и причин отказа от исполнения поручения. Операционный регламент устанавливает: порядок совершения операций и документооборот депозитария; порядок отражения во внутренних документах всех совершаемых операций; порядок обработки документов подразделениями; разграничение полномочий по обработке, хранению и использованию документов.
В операционных условиях депозитарной системы устанавливаются: организация внутреннего учета и документооборота; регламент операционного дня, сверка балансов по его итогам, периодичность передачи информации в центр ее хранения; регламент
внутреннего контроля за операциями и отчетными документами операционного дня; требования по организации хранения документов строгой отчетности, первичной документации и защите информации при пересылке в бумажной и электронной форме междудепозитариями; порядок выполнения операций по принятию и изъятию из хранения ценных бумаг, передаче, предоставлению и ограничению прав по ценным бумагам; должностные инструкции сотрудников, руководителей подразделений депозитариев, лиц, заверяющих документы электронно-цифровой подписью; порядок открытия, ведения и закрытия клиентских, операционных и инвентарных счетов; правила кодирования счетов депо; формы документов депозитарного учета, правила исполнения депозитарных поручений попечителем, инструкции для клиентов; формы отчетности попечителя по клиентскому счету; регламент информационного обмена между участниками депозитарной системы; описание депозитарных операций; порядок дублирования информации, включая создание резервных центров ее хранения.
Организация учета в депозитарии дополняется системой внутреннего контроля и аудита, который включает:
Ø внутренний контроль и аудит документооборота;
Ø операционный контроль:
Ø сверку документов внутреннего учета;
Ø инвентаризацию ценных бумаг. Внутренний контроль и аудит документооборота означает проверку состояния журнала входящей документации, картотеки поручений и административных распоряжений, журнала исходящих писем. В процессе проверки устанавливается факт регистрации в журнале входящей документации каждого получаемого депозитарием поручения, запроса, иного документа. После завершения операции на каждом документе должна стоять отметка об исполнении с указанием порядкового учетного номера, а сам документ должен быть помещен в оперативный архив. Документы должны пройти обработку в установленные договором и регламентом депозитария сроки, на полученные в адрес депозитария запросы своевременно должны быть даны письменные ответы.
Операционный контроль заключается в проверке соответствия каждой проведенной операции зарегистрированному в установленном порядке документу-основанию: поручение клиента, распоряжение администрации, запрос.
Финансовые отношения между депозитарием и депонентом регулируются депозитарным договором или договором о счете депо. Предметом депозитарного договора являются:
Ø открытие индивидуального клиентского счета для учета владельца и принадлежащих ему ценных бумаг;